Een dame met kokerrok en hoge hakken die koffie haalt voor haar baas. Managers die een beetje meegaan met de tijd, weten dat dit beeld van een secretaresse volledig achterhaald is. De rol van secretaresse is veranderd. En hoe!
Als er iemand weet hoe de functie van secretaresse is veranderd, dan is het Dianne van de Rijt, sales manager bij Schoevers. Ze is ruim achttien jaar werkzaam bij dit opleidingsinstituut voor management ondersteunende professionals. Dianne: ‘Halverwege de jaren ‘80 deed de digitalisering zijn intrede en dat was het begin van verandering.’
Met de komst van pc’s, mobiele telefoons en later smartphones zijn de taken van secretaresses veranderd. Managers maken bijvoorbeeld zelf hun een-op-een afspraken met hun mobiel. Secretaresses zijn hierdoor meer verantwoordelijk geworden voor de complexere afspraken. ‘Denk aan een meeting waarbij businesspartners moeten worden ingevlogen. De vlucht, accommodatie, lunch, diner, dagprogramma en een tolk worden tot in de puntjes geregeld. Het zijn kleine events,’ vertelt Dianne.
Maar de digitalisering is niet het enige wat voor verandering heeft gezorgd. Ook veranderende organisatiestructuren en het type managers hebben ervoor gezorgd dat het takenpakket van ‘business supporters’ – zoals secretaresses steeds vaker genoemd worden – veranderd is. Business supporter is een term die volgens van de Rijt veel beter past bij wat secretaresses anno 2018 doen. ‘Ze ondersteunen letterlijk de business’.
‘Waar het voorheen was “u vraagt, ik draai” is de business supporter iemand die proactief is en altijd twee stappen vooruit denkt. Zonder overal ruggespraak over te houden, maakt zij eigen keuzes in het belang van de organisatie. Uiteraard heeft de manager de eindverantwoordelijkheid. De secretaresse en de manager managen samen,’ vertelt Dianne.
Daarnaast is het takenpakket in de afgelopen 10 jaar enorm uitgebreid. Dianne: ‘Denk aan het organiseren van evenementen als congressen, presentaties en netwerkborrels. Ook ondersteunen secretaresses steeds vaker bij facility management, HR- en marketing-communicatiewerkzaamheden. De opvatting dat secretaresses de hele dag koffie halen is echt passé.’
Als manager haal je nu dus nóg veel meer uit de steun van je rechterhand. Zo blijkt uit onderzoek dat de productiviteit van managers met 60% stijgt dankzij hun secretaresse (bron: Management Support Magazine). Dianne: ‘Dat is toch fantastisch nieuws? Secretaresses ontzorgen, waardoor managers zich kunnen focussen op hun hoofdtaken en minder stress ervaren.’
Daarnaast fungeert zij ook als vertrouwenspersoon. Dianne: ‘Managers delen veel vertrouwelijke zaken met hun secretaresse en leggen steeds meer privézaken bij hen neer. Een bloemetje voor hun vrouw bestellen bijvoorbeeld. In Nederland gebeurt dit nog niet vaak. Wat dat betreft zijn we calvinistisch: we houden werk en privé graag gescheiden. Maar in Amerika is dit doodnormaal.’
Op de vraag hoe je als manager het beste uit je secretaresse kunt halen, antwoordt Dianne: ‘Op dit gebied valt er nog veel te doen. Afdelingen krijgen evaluaties en cursussen, maar een secretaresse is vaak de enige in die functiegroep en wordt dus snel over het hoofd gezien. Mijn tip: vraag ook eens aan uw secretaresse “wat wil je, waar wil je naartoe?”. En bespreek hoe uw secretaresse mee kan gaan met en een bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van uw organisatie.’
Evalueren dus én blijven praten. En verder? Dianne: ‘ Spreek wat vaker uw waardering uit. Of geef uw secretaresse op voor onze jaarlijkse Secretaresse van het Jaar verkiezing. Voorheen konden kandidaten zichzelf nomineren, maar vanaf dit jaar (17 april jl. red.) moeten zij worden voorgedragen door hun manager of collega. Een mooie blijk van waardering. Maar ook zomaar een compliment of bedankje doet uw secretaresse goed.’
