Door de tweede golf van het coronavirus werkt iedereen die dat kan weer zo veel mogelijk vanuit huis. En dat is lastig. Niet alleen voor medewerkers, maar ook voor werkgevers. Want hoe zorg je ervoor dat jouw medewerkers gezond én gemotiveerd blijven als ze voor langere tijd thuiswerken?
Volgens ArboNed ben je als werkgever verantwoordelijk voor de omstandigheden waaronder je medewerkers hun werk doen. Dit staat beschreven in de Arbeidsomstandighedenwet. Die Arboregels gelden ook als de medewerker vanuit huis werkt. ArboNed: “Als werkgever moet u nagaan of de thuiswerkplek bijvoorbeeld ergonomisch is ingericht.” Dit betekent: beide voeten goed op de vloer, de bovenbenen zijn ondersteund, de rug is recht, de onderarmen leunen op het werkblad (of op armleuningen) en de bovenkant van het beeldscherm bevindt zich iets onder ooghoogte. Dit is volgens de landelijke arbodienst de juiste werkhouding om nek-, schouder- en rugklachten te voorkomen.
Hiernaast heb je als werkgever ook de verantwoordelijkheid voor de mentale gezondheid van je medewerkers. Hierover spraken we thuiswerkexpert Céline Galama, projectmanager bij social media & webredactiebureau Webmastery. Voor Webmastery zijn deze omstandigheden niet nieuw: zij opereren altijd vanuit huis. Ze werken met huisgebonden professionals die om een medische reden niet (meer) op kantoor kunnen komen. Hierdoor kent het bedrijf alle ins & outs van het thuiswerken. Galama stuurt het webcareteam aan en vertelt hoe werkgevers en leidinggevenden hun medewerkers gelukkig houden.
Galama: ‘Zorg ervoor dat het werken niet verzakelijkt. Het is belangrijk om zowel zakelijke als persoonlijke gesprekken met je medewerkers te hebben, zoals je normaal ook op kantoor hebt. Begin de week niet meteen met een vergadering over het werk, maar start met een gesprek over het weekend. Wees er alert op dat deze gesprekken niet wegvallen door het thuiswerken, maar zorg ervoor dat je ze blijft initiëren. Richt verschillende kanalen in die allemaal een ander doel hebben. Wij bespreken werkgerelateerde onderwerpen via email of in videovergaderingen, persoonlijke gesprekken hebben we weer via Facebook of WhatsApp. Zorg ervoor dat je weet wat de behoeftes van je medewerkers zijn en speel daar op in. Het is belangrijk dat iedereen zich gezien en gehoord voelt.’
‘Je ziet dat de grens tussen werk en privé vervaagt omdat het huis van de medewerker nu ook opeens het kantoor is. Normaal gesproken doen medewerkers aan het eind van de dag de deur achter zich dicht en gaan ze naar huis. Nu zijn ze daar altijd. Er wordt moeilijk psychologische afstand genomen van werk, en privé verliest de functie van herstel. Het is belangrijk om als werkgever duidelijk te maken dat medewerkers niet de hele dag ‘aan’ hoeven te staan. Er is een tijd van werken en een tijd van rusten.
Probeer als werkgever te letten op medewerkers die té vaak overwerken en waarschuw op tijd. Maak duidelijk dat dat niet hoeft. Je hebt als werkgever de plicht om je medewerkers te beschermen en te zorgen dat ze ontspanning hebben. Voor medewerkers is het van belang om er zelf voor te kiezen de laptop dicht te klappen en niet alsmaar door te gaan. Om de werkdag af te sluiten, helpt het ook om je laptop en werkspullen op te bergen. Uit het zicht, zodat je kantoor weer je huis is.’
‘Mensen missen vaak de sociale contacten en het ‘wij-gevoel’ als ze thuis gaan werken. Dat praatje op maandagochtend bij de koffieautomaat over het weekend blijkt erg belangrijk te zijn. Vervang dit koffieautomaatgesprek dus en creëer hiervoor speciale kanalen. Wij hebben bijvoorbeeld een Facebookgroep, Kopje Koffie Collega’s. Dit platform is echt bedoeld voor de weekendgesprekken, persoonlijke verhalen en grapjes. Natuurlijk komen die gesprekken soms niet vanzelf op gang. Als leidinggevende moet je ook echt het contact stimuleren en niet alleen zo’n platform creëren.
Naast dit soort kanalen bieden wij ook workshops voor het hele team aan om samen te doen. Voor Corona deden we dit in real life, maar het kan ook heel makkelijk online. Denk aan een kookcursus via Teams of Zoom waarbij iedereen in eigen keuken staat. Wij bieden zelf vaak cursussen aan gericht op persoonlijke ontwikkeling en geluk, om bij te dragen aan het geestelijk welzijn van onze medewerkers. Op deze manier voelt iedereen zich toch nog verbonden met elkaar.’
‘Om je medewerkers zowel fysiek als mentaal gezond te houden, is beweging echt key. De fietstocht naar kantoor of de lunchwandeling met een collega vallen door het thuiswerken weg. Om medewerkers toch nog achter het scherm vandaan te halen, kun je allerlei sport- en beweegactiviteiten organiseren. Wij bieden bijvoorbeeld yoga-, pilates- en meditatielessen aan die thuis, tijdens werk, gevolgd kunnen worden. Ook organiseren wij wandel-challenges waarbij medewerkers elke dag een foto kunnen delen via een speciaal platform.
Wederom is het belangrijk dat je als werkgever niet alleen activiteiten organiseert, maar ze ook stimuleert. Lever dus alle benodigdheden thuis, zoals een yogamatje of gewichten en moedig iedereen aan. Hiernaast is het belangrijk om met iedere medewerker apart mee te kijken. De behoeftes verschillen per persoon, dus anticipeer op de persoonlijke wensen.’
‘Pluk de vruchten van deze tijd, thuiswerken heeft namelijk ook veel voordelen. Het blijkt dat medewerkers thuis veel productiever werken dan op kantoor: ze worden minder vaak gestoord, hebben geen reistijd en ervaren geen kantoorstress. Hierbij kunnen medewerkers nu tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Misschien is iemand het meest productief ‘s ochtends vroeg of juist ‘s avonds laat? Geef medewerkers de vrijheid en ruimte om zelf te kiezen waar en wanneer ze het meest efficiënt kunnen werken. Dit leidt tot meer motivatie en tevredenheid. En als laatste: zorg voor balans. Dat is het allerbelangrijkste. Creëer en stimuleer ontspannings- en beweegmomenten voor je medewerkers in de vorm van challenges en workshops. Initieer gesprekken, blijf communiceren en kijk wat iedereen persoonlijk nodig heeft. Zo komen jullie samen — gezond en gelukkig — door deze tijd heen.’
