Net als met geld, kun je je tijd maar één keer besteden. Wil je alles uit je werkdag halen, stel dan steeds opnieuw prioriteiten. Hoe? We vroegen het aan professional organizer Karen Visser.
“Omdat prioriteiten stellen voldoening geeft. Wanneer je grip hebt op je werk en meer overzicht hebt van wat er op je bord ligt, maak je de juiste keuzes en maak je werktaken ook echt af. Soms werk je onder het motto ‘go with the flow’, maar als je na de lunch terugblikt dan denk je ‘wat heb ik nu eigenlijk de hele ochtend gedaan?’ Doe je de taken die voor jou belangrijk zijn en waarvoor je aangenomen bent, dan ga je aan het einde van de dag met een ‘yes!-gevoel’ naar huis. Zo kun je ‘s avonds thuis op de bank het werk beter loslaten en dat geeft rust.”
“Aan het begin van je werkweek. Zorg dat je een goed overzicht hebt van wat er in die week moet gebeuren en bepaal elke ochtend welke drie dingen écht belangrijk zijn. Schrijf ze op een post-it en geef alle taken een tijd. Het kunnen ook kleine dingen zijn, zoals die ene mail eindelijk beantwoorden. Rond lunchtijd check je of op schema ligt. Het controlemoment voer je ook midden in de werkweek een keer in, zodat je focus houdt. Over focus gesproken, het helpt om je mailbox het eerste halfuur van de dag niet te openen. Zo wordt je niet afgeleid door mails en kun je aan je belangrijkste taak beginnen. Is het urgent, dan word je wel gebeld.”
“Bij prioriteiten stellen draait alles om keuzes maken. Kies je voor A, dan valt B af. Bedenk voor jezelf: wat levert op dit moment het meeste op? Vind je dit lastig, dan helpt het om jezelf een ultimatum te geven: over 10 minuten heb ik een knoop doorgehakt. Je kunt ook oefenen met kleine keuzes, over wat je aantrekt of wat je vanavond gaat eten. En accepteer dat je ook maar een mens bent en je niet altijd kunt doen wat je zou willen doen. Daarnaast lijken sommige dingen soms urgent, omdat je manager bijvoorbeeld iets wil doordrukken, maar zijn andere dingen eigenlijk belangrijk. Let hier op!”
“Jazeker, zo is het bijvoorbeeld goed om het grotere plaatje in de gaten te houden. Soms kun je jezelf verliezen in een klein detail als bijvoorbeeld de perfecte mail typen, maar zal die ene spelfout niet een deal breaker zijn voor het hele project. Vraag jezelf ook eens af of de taak die je op je to-do-lijst hebt staan wel bij jouw takenpakket hoort. Misschien is het een betere klus voor je collega. Wat ook kan, is dat je uren besteed aan een prachtig Excel-overzicht, maar dat je klant daar helemaal niet op zit te wachten. Check dit met je klant, want met die wetenschap kun je jezelf focussen op wat waardevol is.”
“In principe wel, maar in sommige beroepen ontkom je niet aan ad hoc werkzaamheden. Als je secretaresse bent bijvoorbeeld. Toch kan het in de meeste gevallen wel. Zoals een tegeltjeswijsheid luidt: ‘De tijd vliegt, maar je bent zelf de piloot!’ Niet elke methode werkt voor iedereen, dus is het goed om een slimme werkwijze te vinden die bij je past. Het belangrijkste is dat je jezelf aanleert om effectiever en efficiënter te werken, zodat je de werkdag met een voldaan gevoel afsluit. Want als je vooruit komt in je werk, zit je lekkerder in je vel, voel je je gelukkig en krijg je nóg meer uit je handen!”
Karen Visser is werkplektrainer en professional organizer. Met haar bedrijf New Broom leert ze professionals, van zelfstandig ondernemers tot werknemers, grip te hebben op hun werk zodat ze er meer plezier in hebben én productiever zijn.
