Verzuim: de soorten, de regels en de aanpak

Het gemiddelde verzuim in Nederland is ten opzichte van vorig jaar flink gestegen. Door het coronavirus deed de toename zich vrijwel in alle bedrijfstakken voor. Daarom: alles wat u moet weten over verzuim. De soorten, de regels en hoe te voorkomen.

‘Afwezigheid van het werk als gevolg van ziekte’ is de officiële betekenis van verzuim. Al wordt er tegenwoordig vaker gesproken van arbeidsverzuim, aangezien het begrip meer omvat dan alleen ziekte. In de meeste gevallen duurt het verzuim in Nederland korter dan zes weken. In 11% van de gevallen duurt het verzuim langer. Welke soorten verzuim bestaan er in Nederland? Wat is de schade voor uw bedrijf, welke maatregelen kunt u nemen en hoe kunt u het aanpakken?

Kortdurend verzuim

Wat is het? Verzuim door ziekte (bijvoorbeeld griep) of een sportongeval (blessure).

Meldplicht: de medewerker is verplicht zich ziek te melden en u bent verplicht dit binnen vier dagen te melden bij de arbo- of bedrijfsarts.

Schade: de schade voor uw bedrijf blijft beperkt tot een paar dagen loondoorbetaling en de kosten voor eventuele vervanging.

Maatregelen: geen. Een medewerker is nou eenmaal af en toe ziek – een ingecalculeerd ondernemingsrisico, noemen we dat.

De aanpak: geen, zie hierboven.

Frequent kortdurend verzuim

Wat is het? Verzuim door ziekte of iets anders: werkstress, een conflict op werk of privéproblemen. Om deze reden kan een medewerker zich vaker ziek melden.

Meldplicht: hetzelfde als bij kortdurend ziekteverzuim.

Schade: onderzoek heeft aangetoond dat frequent kortdurend verzuim vaak leidt tot langdurig verzuim.

Maatregelen: werkgevers mogen werknemers die frequent kortdurend verzuimen eventueel ontslaan volgens de Wet Werk en Zekerheid. Dit is echter niet in elk geval mogelijk. Zo kunt u een medewerker die herhaaldelijk geblesseerd raakt door het sporten niet ontslaan. Wel kunt u in gesprek gaan over het verzuim en hem of haar vragen om te stoppen met de sport.

De aanpak:

• Verhoog de drempel voor de meldplicht van de medewerker. Zorg ervoor dat een medewerker zich niet per sms of e-mail ziek meldt, maar dit telefonisch persoonlijk doet bij de leidinggevende. Uit onderzoek blijkt dat werknemers zich daardoor minder vaak ziek melden.
• Als een medewerker zich regelmatig voor korte duur ziek meldt, is het verstandig een gesprek aan te gaan en te achterhalen wat de oorzaak van het verzuim is. Soms kan een kleine aanpassing in het werk of op kantoor al veel oplossen.
• Zorg ook voor een verzuimprotocol: maak een ziekteverzuimbeleid en maak de regels inzichtelijk voor iedereen. Medewerkers die zich ziek melden omdat hun kind ziek is, hebben feitelijk geen recht op loondoorbetaling omdat ze zelf niet ziek zijn. U kunt hen andere oplossingen aanbieden, zoals een vrije dag of calamiteitenverlof.
• Voer eventueel controles uit. Als u het vermoeden heeft dat een medewerker onterecht verzuimt, kunt u (of een andere leidinggevende collega) het (verpleeg)adres bezoeken. U kunt ook een spoedcontrole aanvragen bij de arbodienst. Voorwaarde voor zo’n controle is dat dit duidelijk beschreven staat in het ziekteverzuimbeleid.
• Stel wachtdagen in. U kunt in uw CAO vast laten stellen om de eerste twee ziektedagen geen loon door te betalen.

Langdurig verzuim

Wat is het? Een medewerker is langer dan zes weken ziek. Volgens ArboNed is 25% van het langdurig verzuim gerelateerd aan stress.

Meldplicht: u meldt de medewerker binnen vier dagen ziek bij de arbo- of bedrijfsarts.

Schade: de kosten voor een re-integratietraject, loonbetaling van minimaal 70% van het loon gedurende maximaal twee jaar en de kosten voor vervanging van de medewerker.

Maatregelen: de Wet Verbetering Poortwachter schrijft voor dat u samen met de medewerker en een verzuimbedrijf gaat werken aan de re-integratie in het bedrijf.

De aanpak:

• Als uw werknemer bijna zes weken ziek is, dient hij een gesprek te hebben met de bedrijfsarts of een verzuimbedrijf. Deze analyseren waar de werknemer met zijn huidige gezondheid wel en niet toe in staat is.
• Samen met uw werknemer maakt u uiterlijk in de achtste week van ziekte een plan van aanpak. Hierin staat wat de werknemer gaat doen om zo snel mogelijk weer aan het werk te kunnen. Vervolgens heeft u minimaal één keer in de zes weken een voortgangsgesprek met de werknemer.
• Als uw werknemer bijna twee jaar ziek is en zijn herstel nog niet in zicht is, heeft hij recht op een WIA-uitkering. Om deze te mogen ontvangen, moet er een eindevaluatie worden gemaakt. In deze eindevaluatie geeft u aan wat de stand van zaken is van de re-integratie.
• Een werknemer moet actief meewerken aan zijn herstel en zo snel mogelijk weer aan het werk gaan. Dit kan ook betekenen dat hij tijdelijk ander passend werk doet. Een werknemer mag zijn herstel niet in de weg staan of vertragen. Doet hij dat wel, dan mag u minder loon betalen of zelfs loon inhouden. Het is goed om te weten dat een goede ziekteverzuimverzekering (een gedeelte van) het loon vergoed dat moet worden doorbetaald. Ook biedt een goede verzekering dienstverlening bij het voorkomen en terugdringen van verzuim.

Ongeoorloofd verzuim

Wat is het? Dit wordt ook wel ‘zwart verzuim’ genoemd. Een medewerker blijft langdurig weg van werk zonder dat te melden of zonder toestemming.

Meldplicht: geen.

Schade: geen. Anders dan bij ziekte geldt in zo’n geval de regel: geen arbeid, geen loon. De medewerker komt namelijk zijn arbeidsovereenkomst niet na.

Maatregelen: als werkgever kunt u eerst proberen met de medewerker in contact te komen, zodat u om uitleg kan vragen of kan aansporen om alsnog op werk te verschijnen. Een medewerker kan pas ontslagen worden als hij of zij al eerder (aantoonbaar) gewaarschuwd is wegens ongeoorloofd ziekteverzuim.

De aanpak: schakel een bedrijfsarts of arbodienst in als u twijfelt aan de legitimiteit van een ziekmelding. U mag zich dan persoonlijk op de hoogte laten stellen door een (spoed)controle uit te voeren.

Psychisch verzuim

Wat is het? Psychisch verzuim hangt vaak samen met kortdurend frequent verzuim of langdurend verzuim. De medewerker meldt ziek vaak ziek of langer ziek vanwege psychische klachten (bijvoorbeeld stress).

Meldplicht: u meldt de medewerker binnen vier dagen ziek bij de arbo- of bedrijfsarts.

Maatregelen: in het geval van frequent kortdurend verzuim gelden dezelfde maatregelen. Dit geldt ook voor langdurig verzuim.

De aanpak: om psychisch verzuim (door overspanning of burn-out) te voorkomen, is het belangrijk om structureel preventieve maatregelen te nemen. Door de signalen vroegtijdig te herkennen en bespreekbaar te maken, heeft u beter inzicht in het risico op uitval.

Feiten & cijfers over ziekteverzuim in Nederland

• In het eerste kwartaal van 2020 is het ziekteverzuim onder werknemers opgelopen tot 5,2%. Dit is het hoogst gemeten percentage sinds het eerste kwartaal van 2003.
• Het ziekteverzuim is het laagst in bedrijven tot en met maximaal tien werknemers en het hoogst in bedrijven met minimaal 100 werknemers.
• Vrouwen verzuimen meer wegens ziekte dan mannen.
• Zowel vrouwen als mannen verzuimen het vaakst vanwege griep of verkoudheid.
• In 2019 werd door werknemers het meeste verzuimd in de gezondheidszorg, bij waterbedrijven en afvalbeheer.