Kort ziekteverzuim: oorzaken en maatregelen

Griep of een stevige verkoudheid zit in een klein hoekje, en je een dag of twee ziek melden op kantoor overkomt ons allemaal wel eens. Kortdurend ziekteverzuim kan meerdere oorzaken hebben – waaronder een fragiele conditie, ontevredenheid of persoonlijke problemen – en in die gevallen bovendien frequenter voorkomen. Als werkgever bent u er daarom bij gebaat om de oorzaak te achterhalen en de juiste maatregelen te treffen om kortdurend ziekteverzuim te verminderen of te voorkomen.

Kortdurend ziekteverzuim

In ongeveer 70 procent van de gevallen van ziekmelding zijn werknemers binnen een week terug op hun werkplek. Bij die 70 procent spreken we van kort verzuim. Middellang geldt voor een periode van 6 weken en behelst ongeveer 20 procent van de gevallen, terwijl we bij een jaar of langer van lang tot zeer lang verzuim spreken.

In Nederland was het ziekteverzuim in het eerste kwartaal van 2018 hoger dan het in jaren is geweest, met een gemiddeld verzuimpercentage van 4,9 procent (CBS). Dat betekent dat van elke duizend te werken dagen 49 zijn verzuimd wegens ziekte. Met 6,5 procent lag het aandeel in de gezondheidszorg aanzienlijk hoger dan dat gemiddelde, gevolgd door de sectoren openbaar bestuur (6,4 procent), industrie (6,1) en onderwijs (5,9).

Oorzaken van kortdurend verzuim

Zoals in de inleiding al is genoemd, zijn er veel meer mogelijke oorzaken van kortdurend ziekteverzuim dan een griepvirus alleen. We geven een aantal voorbeelden:

• Een fragiele conditie
• Onvrede over de relatie met de werkgever of collega’s
• Ongenoegen over de functie, de werkzaamheden of het inkomen
• Een te hoge werkdruk
• Problemen van persoonlijke aard

Voor een effectieve aanpak van frequent kortdurend ziekteverzuim is het belangrijk om eerst de oorzaak in kaart te brengen. Die oorzaak of oorzaken kunnen achterhaald worden door in gesprek te gaan met uw medewerker(s), maar voor de juiste stappen bij iedere ziekmelding is het cruciaal om een verzuimprotocol op te stellen.

Een verzuimprotocol is een document waarin voor iedereen binnen uw organisatie duidelijk gemaakt wordt wat de stappen zijn die zowel werkgever als werknemer moeten nemen in geval van ziekte en ziekmelding. Veel van de regels die in een verzuimprotocol worden vastgelegd, zijn gebaseerd op de Wet Verbetering Poortwachter, die werkgevers verplicht zich samen met de werknemer en de arbodienst in te spannen om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Het beschrijft onder meer wat een werknemer praktisch moet doen om zich ziek te melden. Bij wie, hoe en hoe laat moet uw werknemer dat melden? Wat als de werknemer zijn contactpersoon niet (direct) kan bereiken? En moet de werknemer – naast bijvoorbeeld de leidinggevende – ook contact opnemen met een collega om taken over te dragen, of afspraken te verzetten? Daarnaast kunt u specifieke regels opnemen die gelden voor uw bedrijf en passen bij uw bedrijfscultuur.

Maatregelen tegen frequent verzuim

Het verzuimprotocol kan vervolgens intern uitgebreid worden met stappen die u als werkgever kunt nemen om oorzaken van kortdurend ziekteverzuim te achterhalen of om de juiste maatregelen te kunnen nemen. We geven een aantal voorbeelden.

• Contact met de medewerker: bij regelmatige kortdurend ziek melden is het verstandig met uw werknemer over eventuele problemen te praten. Komt het vaker voor of is er sprake van een incident? Gaat het om de eigen gezondheid of speelt er iets anders? Een kleine aanpassing kan soms al veel oplossen.
• Duidelijke afspraken: als werkgever heeft u in het verzuimprotocol inzichtelijk gemaakt wat de regels en richtlijnen zijn met betrekking tot ziekmelden. Daarbij kunt u ook bespreken wat de mogelijkheden voor specifieke gevallen zijn. Wanneer het kind van een werknemer ziek is, dan zijn een vrije dag of calamiteitendag bijvoorbeeld alternatieven om te voorkomen dat de werknemer zichzelf ziek meldt.
• Drempel verhogen: ziekmelden per sms, e-mail of via de partner is erg laagdrempelig. Daarom kunt u in het verzuimprotocol opnemen dat de melding, noodsituaties daargelaten, altijd persoonlijk bij de leidinggevende gedaan wordt. Ook kan een werkgever bepalen om met wachtdagen te werken en de eerste twee ziektedagen geen loon door te betalen.
• Naleven van het verzuimprotocol: als u als werkgever het vermoeden heeft dat een medewerker onrechtmatig is ziek gemeld, dan kunt u de werknemer op het verpleegadres (laten) bezoeken.

WerkgeversDesk: hulp bij preventie

Als u als werkgever vragen heeft over een hierboven beschreven onderdeel van preventie van kortdurend verzuim, dan kunt u contact opnemen met de WerkgeversDesk.

De gecertificeerde Consultants Duurzame Inzetbaarheid kunnen u helpen met het opstellen van een verzuimprotocol en daar daarin opgenomen afspraken, maar bijvoorbeeld ook adviseren over gesprekken met werknemers en specifieke omstandigheden binnen de organisatie die een rol kunnen spelen in frequent verzuim, zoals werk- en tijdsdruk, leiderschapsstijl en de sociale sfeer.

De WerkgeversDesk is te bereiken via 030 – 639 65 66 en werkgeversdesk@onvz.nl.